NewFormat logo

OpenFormat logo
Ingår i NewFormat AB portal
Swedish Flag   UK Flag
OpenFormat     Produkter och tjänster     Erbjudanden / Kampanjer / Priser     Guider och datablad
Kontaktformulär     Hem/NewFormat


Våra lösningar baseras på
beprövad, tillförlitlig och högtillgänglig programvara.

NewFormat AB utsedd återförsäljare och partner i
Norden (Sverige, Danmark, Finland, Island, Norge)
och
Baltikum (Estland, Lettland, Litauen)
av ledande PDF och PDF/A-lösningar från callas software GmbH.




callas software - Logo

Vi löser PDF-problem
callas software gör det enklare att hantera komplexa PDF-utmaningar

Lösningar för att utföra preflight, validera, optimera, korrigera samt åtgärda PDF-filer
för arkivering/e-arkivering och långtidsbevaring av dokument.

callas software pluggins för Adobe Acrobat
förbättrar och utökar inbyggd basfunktionalitet i Adobe Acrobat.



callas software pdfaPilot - Logo

callas pdfaPilot
Allround-programvara för
digitalt bevarande/långtidsarkivering enligt ISO-standarden PDF/A
och
tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA


callas pdfaPilot stöder ISO-standarden PDF 2.0!






callas pdfaPilot
Konverterar dokument till PDF/A-standarden för långtidsarkivering

callas software pdfaPilot - Konvertering av dokument till PDF/A - Bild

Konvertering av dokument till PDF/A


    PDF/A - det rekommenderade dokumentformatet för långtidsbevarande

    PDF/A är det rekommenderade filformatet för arkivering och långtidsbevaring av dokument.
    Dokument som långtidslagras i PDF/A-formatet kan med säkerhet garanteras att vara
    läsbara och återanvändaningsbara även efter en längre tidsperiod.

    PDF/A-1, PDF/A-2 och PDF/A-3 är alla kompletterande PDF-format
    och ISO-standarder (ISO 19005-1, 19005-2 och 19005-3)
    som används för långtidsarkivering av dokument.


    callas pdfaPilot - programvara för konvertering av dokument till PDF/A

    callas pdfaPilot används för att konvertera PDF-dokument, eller andra
    digitala ("born digital") dokument och e-post med bilagor, till robusta,
    sökbara PDF/A-filer för långtidsarkivering.

callas software pdfaPilot - PDF/A i dokumenthantering; DMS och e-Arkiv - Bild

    callas pdfaPilot utför dynamisk teknisk förhandskontroll (preflight/validering) och
    korrigering, samt optimering av PDF-filer för dokumenthantering,
    arkivering/e-arkivering och långtidsbevaring av dokument.

    callas pdfaPilot används vid e-arkivering av företag, myndigheter, organisationer och
    andra verksamheter oavsett storlek och verksamhet.




    callas pdfaPilot - Löser utmaningar vid långtidsarkivering


    Utmaningar för arkiv vid långtidsarkivering av dokument

      Digitala arkiv måste kunna påvisa att elektroniskt lagrade dokument är
      äkta, tillförlitliga, fullständiga, oförändrade, och användbara över tid.


    Gör dokument och e-post långtidsbeständiga

      I många miljöer, finns det lagkrav att all kommunikation om
      specifika ämnen måste arkiveras under en viss tidsperiod.
      Hur lång tid det är kan variera kraftigt - från ett par år till flera tiotals år,
      eller även för all framtid.

      Det rekommenderade formatet för arkivering är ISO-standarden PDF/A ("PDF för arkivering").
      Denna ISO-standard definierar tre olika PDF/A-versioner och callas pdfaPilot
      kan automatiskt konvertera alla dokument och e-post till den PDF/A-standard
      som krävs för ändamålet.
      Tillägg av ytterligare jobbinformation (metadata) stöds fullt ut och pdfaPilot
      kan konfigureras till att anpassas till arbetsflödets krav; i stället för tvärtom.

      Arkivering av dokument är en kritisk operation i alla verksamheters arbetsflöden;
      av den anledningen har callas pdfaPilot genomgått omfattande tester och uppfyller
      gällande ISO-standarder vilket verifierats med till exempel testsviten Isartor.
      Det faktum att exakt samma teknik används i marknadens de facto-standard,
      Adobe Acrobat, är ett bevis på denna kvalitet.


    Arkivering av typiska kontorsdokument

      Det bästa sättet att generera korrekta PDF/A-filer är att skapa dem på rätt sätt till att börja med.
      callas pdfaPilot kan automatiskt konvertera dokument från Microsoft Word, Excel, PowerPoint,
      Project, Publisher och Visio-filer till PDF-filer med hög kvalitet.

      I callas pdfaPilot Desktop görs det enkelt genom att dokumentet dras-och-släpps till
      arbetsfönstret vartefter konvertering till PDF/A sker på bästa möjliga sätt.
      callas pdfaPilot har fullt stöd för att konvertera Apache OpenOffice dokument och
      på Mac OS X stöds naturligtvis Pages och Keynote.

      Tack vare den integrerade Adobe-motorn kan callas pdfaPilot även konvertera EPS- och
      Postscript-filer med hög kvalitet och utan att krav på att Adobe Acrobat Distiller är installerad.


    E-postarkivering

callas software pdfaPilot - Flöde: Arkivering av e-post i PDF/A - Bild

      E-post är en viktig del av affärskommunikation i de flesta organisationer.
      Många länder har regulatoriska lagar och regler kring arkivering av
      sådan kommunikation, antingen för kunna använda den potentiella
      framtida tvister eller som en del av god redovisningssed.

      Eftersom e-post är oftast hanteras av e-postservrar med begränsad
      lagringskapacitet finns inga garantier för att ett e-postmeddelande som
      mottagits idag fortfarande kommer att vara tillgängligt på servern om
      tio år eller ännu längre bort i framtiden.

      När e-post hämtats från servern är omvandlas den ofta till ett
      eget format av e-postklient, och det finns heller ingen garanti för
      tillgång till samma e-postklient i framtiden.

      Dessutom ingår ofta bilagor i e-postmeddelanden vilket i sin tur
      kräver att det i framtiden finns tillgång till den programvara som
      skapade bilagorna för att kunna öppna alla filformat
      som idag förekommer som bilagor.

      callas pdfaPilot kan lagra dessa e-postmeddelanden, inklusive alla bilagor,
      i PDF/A-format vilket säkerställer att e-postinnehållet är tillgängligt och
      läsbart många år från nu.

      Men även i miljöer där sådana regulatoriska riktlinjer inte är tillämpliga,
      finns det goda skäl att arkivera e-post.
      En mycket stor mängd affärsinformation förmedlas i form av e-postmeddelanden.
      Att kunna lagra denna information på ett strukturerat sätt och i samma format som
      används för andra dokument och att kunna effektivt söka i alla dessa handlingar,
      inklusive e-post och bilagor, kommer bara att bli allt viktigare.


    Hantering av EPUB och PDF/UA ("tillgänglig PDF")

      Tack vare unikt stöd och funktionalitet för strukturtaggning av PDF-filer utför
      callas pdfaPilot optimerad export till PDF/UA, standarden för tillgänglig PDF.

      Fler och fler länder lagstiftar nu om att även digitala dokument skall vara
      allmänt tillgänglig för alla, inklusive personer med funktionsnedsättning.
      Som en följd av dessa ökade krav från myndigheter blir det allt viktigare att
      tjänsteleverantörer och andra verksamheter måste kunna producera
      PDF-dokument som uppfyller PDF/UA-standaren.

      Med callas pdfaPilot kan PDF-taggningen även användas för att
      automatiskt skapa EPUB-filer från PDF.
      Denna PDF-till-EPUB funktion konverterar PDF-filer till eBook-filer
      vilka i sin tur omedelbart kan användas på mobila enheter såsom
      smartphones eller surfplattor.




    Vad callas pdfaPilot gör

    callas pdfaPilot konverterar digitala kontorsdokument skapade i Microsoft Word,
    PowerPoint, Excel, Publisher, Visio, Project, OpenOffice, Pages (Mac OS X),
    PostScript och EPS, PNG, JPG och TIFF-bilder till arkivfärdiga PDF/A-filer.
    Icke-kompatibla PDF-filer kan korrigeras och därefter sparas som giltiga PDF/A-filer.

    Närhelst PDF-filer behöver förberedas för arkivering i stor skala anlitas callas pdfaPilot
    för kvalitet, säkerhet, snabbhet och effektivitet.

    Alla lösningar från callas software används närhelst PDF-filer
    behöver anpassas i stor skala och vid höga krav på:

    • automatiserade och standardiserade produktionsprocesser

    • kvalitet, säkerhet, snabbhet och effektivitet

    • att dokument garanterat följer gällande standard

    • ökad produktivitet

    • eliminering av fel


    Guide till lösningar från callas software, typiska användningsområden,
    praktiska övningsexempel och tutorials:


    • kontroll och korrigering av PDF-dokument / Preflight

    • förberedande av dokument inför arkivering

    • skapa dynamiska arbetsflöden med hjälp av variabler

    callas pdfaPilot är kompatibel med Adobe® Acrobat® DC
    (använder faktiskt samma robusta PDF preflight-teknik),
    men erbjuder dessutom stöd för server-baserad automatisering
    och batch-bearbetning av PDF-filer.







PDF/A-validering med callas pdfaPilot

Vanlig fråga: Vad är det som valideras med callas pdfaPilot ?

Tumregeln är:
En PDF/A-validator (callas pdfaPilot) kontrollerar de aspekter
som särskilt regleras i PDF/A-standarden.


Exempel på teknisk förhandskontroll (preflight):
Validering mot PDF/A-2a standarden med callas pdfaPilot.

Rapport: PDF/A-2a - Summering av utförda kontroller (engelska, pdf)


Användning av callas pdfaPilot i praktiken:

Användningsexempel: Preflight, validering, korrigering och konvertering




callas pdfaPilot webinarier/videoinspelningar, tutorials, demonstrationer

Webinarier / Videoinspelningar illustrationsikon - Ikon
Videodemonstrationer av pdfaPilot - Popup-fönster

callas pdfaPilot - Tutorials

Boka online-demonstration av pdfaPilot




callas pdfaPilot utbildning

callas pdfaPilot - Instruktörsledd utbildning



Beställningsnummer och prisinformation

callas pdfaPilot programvara erbjuds som licensköp eller mot hyra.
Licensen är per desktop/laptop och obegränsat antal dokument, eller
per server för obegränsat antal användare och obegränsat antal dokument.


Prisexempel:
1pcs callas pdfaPilot Desktop, Windows eller macOS, 4.190SEK, exkl. moms
(för 5st eller fler licenser erbjuds volymrabatt!)

För produktbeskrivning och beställningsnummer - Klicka här.

Kontakta NewFormat för offert på callas pdfaPilot




Produkter

callas software pdfaPilot - Logo

callas pdfaPilot
PDF/A lösningar för arkivering och långtidsbevaring av dokument



Nedladdning - Ikon
Klicka här för att prova callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK utan kostnad
(Du kommer då att bli ombedd att fylla i ett kontaktformulär.
För att hjälpa oss att identifiera din nedladdning av programvaran och ge dig vårt stöd,
ber vi dig ange koden NewFormat i formulärfältet som heter Preferred Reseller).

Översikt


callas pdfaPilot Desktop Switchboard

callas software pdfaPilot Switchboard - Bild


    callas pdfaPilot skapar filer som garanterat och korrekt uppfyller
    ISO standarden PDF/A för långtidsarkivering

    callas pdfaPilot är en enkel att använda och samtidigt snabb och
    pålitlig tillämpning för PDF-konvertering.
    Används som en fristående tillämpning eller som ett tillägg/plugin till Adobe® Acrobat®.
    callas pdfaPilot är kompatibel med Adobe® Acrobat® DC.

    callas pdfaPilot Desktop installeras fristående eller som plug-in till Adobe® Acrobat®:

    • När pdfaPilot installeras som ett fristående program,
      ersätter det helt och hållet det inbyggda preflight-stöd som ingår i Adobe Acrobat;
      i sådana fall finns det ingen anledning att också köpa / installera Adobe Acrobat.

    • När pdfaPilot installeras som en plugin till Adobe Acrobat,
      utökas och förbättras väsentligt det inbyggda preflight-stöd
      som ingår i Adobe Acrobat.

    callas pdfaPilot passar alla verksamheters som behöver lagra och långtidsbevara dokument;
    callas pdfaPilot är det professionella hjälpmedlet för att validera och/eller skapa PDF/A filer
    för företag, myndigheter, arkiv och bibliotek.


    callas pdfaPilot konverterar alla typer av PDF-filer till PDF/A-filer enligt
    ISO-standarderna PDF/A-1, PDF/A-2 and PDF/A-3
    (ISO 19005-1, 19005-2 and 19005-3):

    • PDF-filer skapade i Office-program

    • e-post med bilagor

    • interaktiva formulär

    • fakturor

    • konstruktionsritningar

    • teknisk dokumentation

    • presentationer

    • tidningar

    • böcker



    callas pdfaPilot - översikt över funktionalitet

    callas pdfaPilot är lätt att lära sig samtidigt som en stor mängd funktioner
    erbjuds för att skapa garanterat PDF/A-kompatibla filer.
    Vare sig man letar efter en viss färgegenskap, behöver stämma av
    initiala inställningar för dokumentvyer, hitta en funktion för att åtgärda
    felaktiga typsnitt, eller bara behöver hitta all röd text större än 12 punkter,
    - återfinns de funktioner som behövs i följande funktionsgrupper:

    • "Switchboard-åtgärder"
      - vanligt använda funktioner; lika lätta att använda som att ringa på en mobiltelefon.

    • "Testbara egenskaper"
      - funktioner för att analysera en PDF-fil eller hitta objekt i en PDF-fil.

    • "Konfigurerbara åtgärder"
      - funktioner för att skapa egna korrigeringar och justeringar för PDF-filer.

    • "Konfigurerade profiler"
      - kombinerbara och konfigurerbara profiler för att kontrollera och
      åtgärda vanliga branschspecifika felaktigheter.

    • "Konfigurerade kontroller"
      - funktioner för snabb analys av PDF-filer,
      eller för att hitta specifika objekt i flersidiga PDF-filer.

    • "Konfigurerade åtgärder (fixups)"
      - funktioner för att snabbt åtgärda eller justera en viss aspekt i en PDF-fil.


callas pdfaPilot kan beställas i olika utföranden
för att passa specifika behov och krav på automatisering

callas software pdfaPilot Desktop - Logo callas software pdfaPilot Server - Logo callas software pdfaPilot CLI - Logo callas software pdfaPilot SDK - Logo

    callas pdfaPilot produktfamilj

    callas pdfaPilot producerar fullt PDF/A-kompatibla filer och är samtidigt marknadens
    mest kraftfulla programvara för validering och korrigering av PDF/A-filer:

    • callas pdfaPilot Desktop för manuel och interaktiv användning.
      Desktop-tillämpning som installeras fristående eller som plugin till Adobe® Acrobat®.
      Möjliggör tillförlitlig långtidsarkivering av helt PDF/A-kompatibla dokument
      för alla verksamheter och branscher.
      Behändig batch-funktion för kvalitetskontroll av en PDF-profil eller
      PDF-åtgärd (fix) på alla filer i en folder.
      Kombinerar analys och validering av befintliga PDF-filer gentemot PDF/A standarden;
      korrigerar felaktiga filer och konverterar dessa till PDF/A-filer.

    • callas pdfaPilot Server & CLI är helt anpassningsbara serverlösningar som
      möjliggör automatisering av arbetsflöden via bevakade mappar (hot folders)
      eller för integration i befintliga system genom ett kommandoradsgränssnitt.

      • callas pdfaPilot Server används för att automatisera callas pdfaPilot eller
        för att integrera callas pdfaPilot i ett befintligt arbetsflöde.
        Professionell serverlösning för att automatiskt skapa PDF/A-kompatibla filer.
        Hot folder-baserad automatisering av PDF/A processer.

        Hanterar stora mängder av PDF-filer;

        • verifierar filerna gentemot PDF/A-standard

        • korrigerar typiska fel i filerna

        • konverterar filerna till PDF/A-standardad
        • Presenterar tydliga rapporter med omfattande konfigurationsmöjligheter.
          Ger fullt multi-processor stöd för kontroll, verifiering, konvertering av PDF/A-filer.


        callas pdfaPilot CLI kommandorad-baserad automatisering av PDF/A-processer.
        Är det snabbaste sättet för utvecklare att utnyttja callas PDF-teknik i anpassade lösningar.
        Högvolymverifiering av PDF/A, omfattande korrigering av typiska fel,
        konvertering och optimering av PDF-filer enligt PDF/A-standard.
        Tydliga rapporter med omfattande konfigurationsmöjligheter.
        Licenser finns även för tillfällig produktionsserver- och/eller separat utvecklingsserver.


    • callas pdfaPilot SDK är ett programbibliotek/Software Development Kit
      för utvecklare med behov av att utveckla kundanpassade lösningar för
      PDF-optimering, -validering och -korrigering.
    • Underlättar utvecklingen av alla typer av tillämpningar som snabbt
      kan införlivas i anpassade lösningar och arbetsflöden för att skapa,
      optimera, validera och korrigera PDF/A-filer för långvarig arkivering.



PDF/A med ett klick

callas pdfaPilot sparar
PDF-filer som inte följer PDF/A-standarden som
korrekta PDF/A-dokument med en knapptryckning.

callas software pdfaPilot Switchboard PDF/A med ett klick, illustrerad med en faktura - Bild


callas pdfaPilot konverterar
Microsoft Office och Apache OpenOffice dokument
direkt till PDF/A för arkivering.

callas software pdfaPilot Switchboard med ett klick - Konvertering av Office-dokument till PDF/A - Bild


callas pdfaPilot konverterar
e-post med bilagor till PDF/A för arkivering.

callas software pdfaPilot Switchboard med ett klick - E-post till PDF/A - Bild


callas pdfaPilot konverterar
dokument samtidigt till PDF/A och PDF/X.
Mycket användbart för organisationer som
arkiverar (PDF/A) och som även behöver trycka (PDF/X).

callas software pdfaPilot Switchboard - Konvertering till både PDF/A och PDF/X - Bild


callas pdfaPilot Desktop validerar
PDF filer med avseende på överensstämmelse med PDF/UA,
ISO-standarden för tillgänglig PDF.

callas software pdfaPilot Switchboard - PDF/UA validering med programvara - Bild

(Klicka på bilden för detaljinformation)



Automatisering

    Automatisering

    • pdfaPilot erbjuder flera alternativ för automatisering:

      • callas pdfaPilot Desktop har en batch-funktion för kvalitetskontroll med vald
        PDF-profil eller PDF-åtgärd (fix) på alla filer i en folder (upp till 100 filer).

      • callas pdfaPilot Server automatiserar all form av bearbetningar av
        stora volymer av filer (obegränsat antal filer).
        Via hot folder gränssnitt kan olika mappar konfigureras,
        automatiskt bevakas för filbearbetning.
callas software pdfaPilot Server Automatisering Exekveringsstatus - Bild

    Processplaner

    • pdfaPilot har fullt stöd för hantering av processplaner.

    • Processplaner medger en utökad och mer flexibel nivå av automatisering;

      • Med processplaner definieras ett antal bearbetningssteg som en PDF-fil skall genomgå.
        Varje steg kan vara en preflight-profil, en enda preflight-kontroll eller korrigering,
        eller en åtgärd (t.ex. att skapa bilder, skapa ett häfte, exportera som PostScript-fil,…).

      • Processplaner tillåter generering av preflight-rapporter som baseras på
        resultatet av varje steg, eller hopp mellan olika steg beroende av
        behandlingsresultatet av ett tidigare steg.
callas software pdfaPilot - Automatisering - Grafisk arbetsflödesredigerare - Redigera processplan - Bild

    Smidig, automatiserad utskjutning

    Med utskjutning avses placering av sidorna på ett tryckark så att de efter arkets
    tryckning och falsning (vikning) kommer i rätt ordning i den färdiga trycksaken.

    • callas pdfaPilot kan enkelt skala, anpassa, flytta, sträcka ut,
      rotera, spegelvända sidor och sidinnehåll.

    • pdfaPilot hanterar utskjutning av häften, förbereder PDF-dokument
      för dubbelsidig utskrift, splittrar dubbla sidor till separata sidor,
      duplicerar sidor och optimerar PDF-dokument för
      presentation och för åhörarkopior/handouts, m.m.
callas software pdfaPilot Smidig, automatiserad utskjutning - Bild

    Adobe-teknik används för förenkling av transparens / plattning av bitmapp

    • Att hantera PDF-dokument som använder transparens när arbetsflödet
      eller utmatningsenheter inte direkt stöder detta kan vara riktigt svårt.

      • callas pdfaPilot hanterar utan besvär plattning av bitmappar
        samtidigt som text, bilder och grafik bevaras så mycket som möjligt
        och utan att dokumentets huvudsyfte ändras.

      • Och du kan lita på att resultatet blir korrekt eftersom pdfaPilot
        använder Adobes egna och beprövade teknik för plattning av bitmappar.

    Fjärrkonfiguration och övervakning

    • Varje pdfaPilot Server levereras med en licens för pdfaPilot Desktop.

      • pdfaPilot Desktop kan anslutas till alla pdfaPilot-servrar i nätverket;
        all konfigurering och övervakning av pdfaPilot-servrarna hanteras
        bekvämt över nätet från en nätansluten dator på ditt skrivbord.

    Okomplicerad integrering i önskad e-arkiv eller MIS-miljö

    • callas pdfaPilot Server stöder naturligtvis hot folders.

    • callas pdfaPilot har även stöd för att integreras via kommandorad (CLI) eller
      via ett SDK som är idealiskt för inbäddning av den senaste PDF-tekniken
      i eget e-arkiv och/eller administrativt system.

    callas pdfaPilot multi-serverproduktivitet via Dispatcher

    • pdfaPilot kan köras på flera serversystem i samverkan.
      Genom att konfigureras för automatisk lastbalansering används en pdfaPilot server
      som en central resurs ("Dispatcher") som fördelar arbetet över nätverket till
      andra system/satellitsystem som utför den begärda bearbetningen.

    • Höga bearbetningsprestanda kombinerat med enkel installation och underhåll.
callas software callas pdfaPilot Server Switchboard - Bild

callas software callas pdfaPilot Dispatcher - Bild

      • Stöd för lastbalansering samt konfigurering vid "fail-over"-situationer

      • Bearbetning av jobb sker enligt konceptet "dispatcher-satellit".

      • Dispatcher:
        En server som inte behandlar filer själv,
        utan istället matas med uppdrag/filer för bearbetning via jobbmappar
        och sänder filerna vidare till satellitsystem för att få dem behandlade.

      • Satellit:
        Är i grunden en vanlig server för bearbetning av filer.
        pdfaPilot Dispatcher kan anslutas mot så många satelliter som
        det behövs för att säkerställa att bearbetningen inte stannar
        även om någon av satelliterna stängs av.

      • Fail-over:
        Bearbetningen stannar inte även om någon av satelliterna är stängs av.


    Automatisering av arbetsflöden

    • callas pdfaPilot integreras sömlöst med FileTrain för automatisering av arbetsflöden.


callas pdfaPilot och Robotic Process Automation (RPA)


    Robotic Process Automation (RPA) - Kontorsarbetsflöden med hjälp av PDF

    Robotic Process Automation (RPA),
    ett mer eller mindre mycket öppet koncept för avancerad automatisering,
    får ökad uppmärksamhet av programvaruindustrin.

    Allt fler leverantörer från olika sektorer introducerar tillämpningar
    som kan utföra uppgifter som tidigare hanterats av människor.

    Genom att använda dessa RPA-tillämpningar förväntar sig användare
    att kunna dra nytta för att optimera processer, undvika fel och
    eliminera monotona, repetitiva uppgifter.

    RPA-processer kan skapas på ett smidigt och modulärt sätt
    i enskilda steg utan programmeringskunskap.


    callas software är specialiserat på avancerad kontors-/dokumentautomation sedan länge.
    callas bakgrund är prepress, men när det gäller krav på en automatiseringsmotor
    är lösningarna än mer avancerade och många av funktionerna
    (konvertering till PDF eller PDF/A, förbättring av interna strukturer,
    skapa broschyrer, OCR, se till att allt är sökbart m.m.)
    är relevanta även för kontors-/dokumentautomation,
    varifrån termen RPA kommer.




    Robotic Process Automation (RPA) kan lära av prepress

    Vad som gäller för PDF-automatisering gäller för varje automatisering:
    processer och bearbetat material måste vara väldefinierade och standardiserade.

    Robotic Process Automation (RPA) för kontorsprocesser kan bygga vidare på
    erfarenheter som har gjorts för PDF-automatisering inom prepress och tryck.

    Hur kommer det sig?

    Det finns vertikala tillämpningsområden där PDF-filer inte bara är
    administrativa dokument, men också själva produktionsmaterialet.
    Detta gäller t.ex. till tillverkningsindustri eller design-/arkitekturbranscher,
    där PDF-baserade ritningar innehåller faktiska produktionsdata.

    Men ännu mer avancerade är automatiserade prepress-arbetsflöden.
    PDF-filer från godtyckliga källor bereds i en helautomatisk process
    varifrån de går direkt till tryckmaskinen.

    Beroende på filernas mångfald och kvalitet kan detta ställa
    höga krav på använd PDF-programvara.
    Tryckerier får sin råvara (PDF-filer) i varierande grad av kvalitet
    från många verksamheter och byråer.

    Manuella korrigeringar bör undvikas i RPA, det första steget i de flesta
    RPA-processer kommer att vara standardisering av indata.
    Denna normalisering ser till att råvaran fungerar
    alla efterföljande bearbetningssteg fram till utskrift.




    PDF-formatet utgör en stabil grund för RPA-applikationer

    För att RPA-applikationer ska fungera smidigt måste processerna
    både ha en standardstruktur och arbeta med standardiserade filer.
    Detta är det enda sättet att maximera antalet filer som behandlas vid automatisering.
    I många fall betyder det att RPA bara kan arbeta med data som den själv har genererat.

    Men varför inte använda en standard även här?

    Det finns många bra skäl att använda PDF-formatet närhelst
    sådana processer måste interagera med data från tredje part.
    PDF är trots allt den minsta gemensamma nämnaren för nästan
    alla dokumenttyper som behandlas eller tas emot på kontor.

    Office-filer, e-postmeddelanden och till och med bilder kan enkelt konverteras till PDF,
    vilket ger RPA-tillämpningar en standardiserad startpunkt för bearbetning.

    Dessutom, tack vare många funktioner som har ackumulerats genom åren,
    är PDF det mest kraftfulla, mångsidiga dokumentformatet i världen.
    Men inte alla PDF-filer uppfyller förutsättningarna för automatisk bearbetning lika bra.
    Detta börjar inte enbart med en pålitlig visningsmodell för dokumentet,
    utan snarare de faktiska uppgifter som dokumentet innehåller.




    Gör PDF-filer RPA-klara

    Standarder, som PDF/X, används för att effektivisera
    definitionen av normaliseringskrav:
    om rådata konverteras till PDF/X kan efterföljande steg baseras på det.


    Ett exempel på steg och processer:

callas software i RPA-arbetsflöde - Bild

    Normalisering bör vara det första steget
    - åtminstone om datakällan (PDF) inte alltid är densamma.

    Det kan till och med inkludera skapandet av PDF från andra källformat:

    • Dokumentkonvertering, informationskonvertering

    Om källan är en bild bör OCR (Optical Character Recognition) användas:

    • Använd OCR för skannad PDF

    Eftersom PDF är så flexibelt normaliseras indata till en PDF med en viss kvalitet.
    Detta kan baseras på internt utvecklade standarder,
    men i de flesta fall medför en redan existerande officiell standard som PDF/A
    att egen utveckling av interna standarder inte behövs.
    Vid behov kan kraven anpassas till interna behov.


    För att kunna bearbeta PDF-filer automatiskt måste de uppfylla några krav.
    Efter att ha skannat ett dokument är det till exempel i allmänhet nödvändigt att fullt ut
    indexera texten med hjälp av OCR och tilldela Unicode-tecken till det extraherade innehållet.
    Först då kan RPA-processer utvärdera den faktiska texten.

    Även "digitalt födda" PDF-filer behöver inte nödvändigtvis ha fullt Unicode-stöd.
    Det är här dedikerade valideringsprogramvara (och vid behov reparationsprogramvara) spelar in!

    Ett mycket konkret exempel kan vara då utskriftsfiler som exporteras
    från ett ERP-system används för att konsolidera utgående fakturor.
    En PDF-programvara söker igenom texten, söker efter nyckelord eller
    separatorer som det använder för att dela upp en PDF i separata fakturor.
    Naturligtvis fungerar detta bara om programvaran kan känna igen nyckelorden,
    och utan OCR, är detta endast möjligt om texten redan har "översatts" till Unicode.


    Normalisering till PDF/A-2u:

    • Inbäddning av teckensnitt

    • Se till att text representeras i Unicode


    Och därefter kan den faktiska behandlingen påbörjas:

    • Extrahera text

    • Bädda in filer

    • Slå samman filer

    • Dela PDF-sidor vid vissa nyckelord

    • Normalisera sidstorlekar

    • Lägg till sidnummer om det saknas

    • ...


    Undvik lösenordsskyddning av dokument.
    Ett av de "enklaste" hindren, i själva verket ett mer eller mindre
    oundviklig sådant, för dokumentbaserad RPA är lösenordsskyddet som
    ofta används på dokument utan närmare tanke på möjliga påföljder.
    Tekniska och juridiska begränsningar förhindrar att innehåll extraheras från
    lösenordsskyddade filer vilka därmed måste returneras till avsändaren.


    Integration av metadata i PDF-filer.
    Genom att integrera metadata i PDF-filer kan RPA-tillämpningar
    förses med pekare som visar hur en viss fil skall behandlas.

    Det kan till exempel vara vettigt att extrahera information innan konvertering
    av källfilen och därefter lägga till den extraherade informationen i PDF-filen.

    Se följande exempel:
    ett detaljhandelsföretag får en uppsättning produktbeskrivningar från en leverantör i PDF-format.
    De kan lägga till poster i metadata som de sedan använder för att klassificera filerna.
    Om deras kunder behöver information kan dessa beskrivningar läggas till
    till enskilda produktkataloger och används för att generera en innehållsförteckning.


    "Taggning" av PDF-filer.
    Helst skall PDF-filer även "taggas".
    Detta betyder inte bara att den semantiska delen av texten
    definieras i Unicode, men också att rubriker, stycken,
    bildbeskrivningar och tabeller beskrivs ("taggade")
    i ett strukturerat dataformat.

    Med dessa taggar kan RPA-tillämpningen beskriva hur den ska
    strukturera textinnehåll (särskilt i layouter med flera kolumner),
    extrahera rubriker och ordna bilder med hjälp av deras beskrivningar.

    Eftersom tilldelning av taggar till PDF-dokument faktiskt är en mycket
    tidsintensiv process, används vanligtvis AI för uppgifter som att läsa
    formulär korrekt på fältnivå. Detta gör det ännu viktigare att
    fullt ut indexera texten till PDF-filer enligt ovan.


    Taggad PDF är också grunden och förutsättningen för
    universellt tillgänglig PDF enligt ISO-standarden PDF/UA.




    Slutsatser om Robotic Process Automation (RPA) med callas pdfaPilot

    Automatiserade arbetsflöden kan bli ännu smartare
    med hjälp av intelligenta RPA-tekniker.

    Verksamheter som vill maximera processautomation
    kan och bör först skapa ett ramverk för att sömlöst
    ta fördel av RPA-baserade tillämpningar.

    En del av detta handlar om att bygga en solid grund,
    samt använda maximalt homogen och standardiserad data.

    Den minsta gemensamma faktorn för hantering av Office-filer
    utgörs av högkvalitativa PDF-filer att utgå ifrån.

    Förutsättningen är att dessa PDF-filer kan anpassas
    för att uppfylla de interna kraven och standarderna.


    En av lärdomarna ifrån prepress är att automatiserade processer
    vanligtvis inte kan skapas av programmerare från grunden.
    Verkliga processer utvecklas, åtgärdas och finjusteras ofta bättre
    när riktiga filer används i det dagliga arbetet.

    Programvara som förenar specialistkunskaper och programmering i ett
    är idealiska att använda för att skapa RPA-processer på ett smidigt och
    modulärt sätt i enskilda steg utan programmeringskunskap.

    Det är därför callas pdfaPilot har en grafisk arbetsflödesredigerare vilken
    gör det möjligt för RPA-utvecklare att utforma processer visuellt i ett
    dra-och-släpp-gränssnitt utan att behöva involvera programmering.

    När en RPA process väl är skapad och testad och gör vad den ska
    kan den sömlöst exporteras från arbetsflödesredigeraren till servern
    som ansvarar för den helautomatiska bearbetningen/produktionen.



callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK - Detaljinformation

callas software pdfaPilot Desktop - Logo callas software pdfaPilot Server - Logo callas software pdfaPilot CLI - Logo callas software pdfaPilot SDK - Logo
pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK - Detaljinformation - Popup-fönster



callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK - Datablad/Manualer

callas pdfaPilot Desktop, Server, CLI och SDK - Referenser/Kundinstallationer

  • 2019: Beuth Verlag
  • Beuth Verlag litar på callas software för kvalitetssäkring av PDF/A-filer.
    callas pdfaPilot och callas pdfToolbox säkerställer att DIN-standarderna som
    publiceras av Beuth Verlag överensstämmer med ISO-standarderna och
    därmed är lämpliga för långtidsarkivering.
    Samtidigt har en hög grad av automatisering av arbetsflödet införts
    vilket avsevärt minskat mängden manuellt arbete som krävs.
    Beuth Verlag, ett dotterbolag till DIN, det tyska institutet för standardisering,
    och distribuerar nationella och internationella standarder samt utvecklar
    specialiserade publikationer för industrier, vetenskaplig forskning, handel,
    tjänstesektorn, akademiska studier och hantverk.

  • 2019: University of Turku, Finland

  • 2018: Tampere University, Finland

  • 2018: Nobel Media AB / Nobel Prize Outreach AB, Stockholm, Sverige

  • 2017: Dentsply IH AB, Mölndal, Sverige

  • 2016: ProReNata AB, Stockholm, Sverige

  • 2016: Högskolan i Skövde, Institutionen för informationsteknologi, Sverige

  • 2014: Centrum för Näringslivshistoria, Stockholm, Sverige

  • 2013: Region- och Stadsarkivet Göteborg, Sverige

  • 2013: Västra Götalandsregionen, Sverige

  • 2013: callas pdfaPilot integration med Alfresco ECM (Pressrelease)
    Integratör: Redpill Linpro (Göteborg)
    GitHub - Alfresco converter for callas pdfaPilot

  • 2013: Mercedes-Benz Schweiz AG, Schweitz:
    Helt automatisk konvertering till PDF/A med pdfaPilot SDK
    för elektronisk långtidsarkivering - Datablad (engelska, pdf)

  • 2012: Riksarkivet, Sverige

  • 2012: Rosendahls, Danmark, trycksaksproducent för offentlig sektor:
    Konvertering av kontorsdokument till PDF/A med pdfaPilot,
    inklusive PDF-taggning med axaio MadeToTag för att göra innehållet
    i PDF-dokumenten tillgängligt för alla - Datablad (engelska, pdf)

  • 2010: Handelskammare, Italien:
    Konvertering av dokument/formulär till PDF/A med pdfaPilot,
    inklusive validering - Datablad (engelska, pdf)

  • 2010: Handelskammare, Italien:
    Validering med pdfaPilot av dokument
    deponerade i bolagsregister - Datablad (engelska, pdf)

  • 2010: EU Publications Office, Luxembourg
    Strategiskt beslut: Publicera enbart i PDF/A-format.
    Konverterade 11 millioner dokumentsidor (papper) till digitala PDF/A-dokument med
    pdfaPilot för långtidsarkivering i digitalt bibliotek/e-arkiv - Datablad (engelska, pdf)



För mer information kontakta NewFormat


NewFormat AB
Smörblommegränd 14, SE-165 72 Hässelby (Stockholm), Sweden
tel:+46 (0)70 631 53 01

All content © copyright 2008-2021 NewFormat AB. All rights reserved.
All product names, trademarks and registered trademarks
are property of their respective owners.



callas software - Logo
callas software Partner